Pembenahan Arsip Kacau

Sebuah Instansi, baik besar maupun kecil, baik swasta maupun instansi pemerintah pasti mempunyai record dari kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Record itu disebut arsip. Arsip sebagai alat korespodensi surat-menyurat direkam ke dalam berbagai bentuk dan media, seperti kertas (cetakan), film, CD, Kartografi, peta, prasasti dan lain sebagainya.
Arsip ini sangat dibutuhkan sebagai bahan referensi, pertanggung-jawaban instansi (perusahaan) dan juga sebagai bahan bukti dipengadilan. Oleh karena itu arsip sangatlah penting bagi tiap-tiap instansi.
Dan jangka simpan arsip telah diatur oleh Jadwal Retensi Arsip masing-masing Instansi, tiap-tiap arsip mempunyai jangka simpan yang berbeda dengan arsip yang lain. Dan dalam penyusurtan / pengurangan / pemindahan arsip telah diatur dalam PP no. 34 tahun 1979.
Bagi Instansi yang belum dapat melakukan penataan arsip secara teratur pastilah arsipnya tidak terawat dan penyimpanannya tidak teratur. Disimpan dimana saja dan tidak menggunakan sarana yang tepat. Agar arsip dapat dikelola dengan baik perlu dilakukan pembenahan arsip kacau agar arsip dapat ditata dengan rapih dan mudah ditemukan kembali.
Tujuan pembenahan adalah:
1- Menginventarisir dan membuat daftar seluruh arsip;
2- Arsip dapat ditata dengan baik dan benar;
3- Arsip mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat;
4- Dapat dipilah antara arsip aktif dan arsip inaktif;
5- Agar mudah melakukan penyusutan / pemindahan ke Unit Kearsipan (record center).
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pembenahan arsip adalah sebagai berikut:
1- Mengumpulkan seluruh arsip.
Arsip-arsip yang tidak teratur baik yang berada di bawa meja atau ditempat lain, yang bertuan dan tidak bertuan dikumpulkan disatu tempat. Kecuali arsip-arsip yang telah tertata rapih dan mempunyai daftar.
2- Menyiangi arsip.
Arsip tidak teratur harus terlebih dahulu disiangi dari non arsip atau membuang sesuatu yang tidak ada hubungannya dengan arsip seperti; map kosong, amplop, blanko, kardus berkas, plastik-plastik dan lain sebagainya, hal ini dimaksudkan agar arsip menjadi bersih dan dapat diber diberkaskan dengan baik.
3- Memilah arsip
Arsip-arsip yang telah terkumpul harus dipilah-pilah berdasarkan tahun terbitnya dan dipilah berdasarkan Unit kerja pencipta arsip.
4- Menyatukan berkas
Berkas adalah kumpulan surat-surat yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan yang saling berhubungan. Berkas ada yang berkelompok dan pula yang tuggal. Berkas yang berkelompok terdiri dari beberapa item seperti arsip pendukung yang berkaitan yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan dan lampiran-lampirannya. Apabila arsip yang berkelompok tidak menyatu atau terpisah dengan item yang lain maka harus dicari dan satukan sehingga menjadi berkas yang utuh.
5- Memasukkan berkas kedalam folder arsip
Folder adalah maf arsip yang mempunyai tab / telinga di sebelah kakan atas pada sisi belakang folder. Pada tab ini di tulis judul / nama berkas. Folder ini hanya diisi dengan satu berkas meskipun berkas tunggal (hanya satu lembar).
6- Mencatat / membuat daftar arsip
Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dicatat dalam Daftar Arsip secara berurutan sesuai dengan tahun arsip dan klasifikasi masalah. Daftar arsip terdiri dari beberapa kelompok arsip. Daftar Arsip Aktif, Daftar arsip in aktif atau daftar arsip yang diserahkan.
Daftar arsip aktif adalah daftar catatan arsip-arsip yang masih aktif yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dan terus menerus dan masih dalam proses tindak lanjut. Daftar arsip in aktif adalah daftar catatan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, daftar ini digunakan sebagai acuan untuk melakuakan penyusutan arip. Sedangkan daftar arsip yang akan diserahkan adalah daftar arsip statis yang akan diserahkan ke Arsip Nasional sebagai lembaga kearsipan nasional yang menyimpan arsip statis yang mengandung nilai guna skunder.
Kegunaan daftar arsip adalah :
- Sebagai alat kontrol keberadaan arsip;
- Sebagai catatan inventaris arsip;
- Untuk memudahkan penyusutan;
Informasi yang dicatat dalam daftar arsip;
- Judul Daftar
- Unit Pengolah
- Nomor urut
- Kode Klasifikasi
- Uraian singkat
- Tahun arsip
- Jumlah berkas
- Keterangan
7- Menata arsip pada lemari atau rak arsip
Berkas-berkas yang telah menyatu disimpan dan ditata dalam lemari arsip / filling kabinet yang dapat menyimpan folder dengan posisi tergantung dalam kotak / laci arsip. Posisi folder disusun berurutan dari depan kebelakang dengan sesuai klasifikasi maslah arsip. Penataan ini hanya khusus untuk arsip aktif sedangkan arsip in aktif akan ditata dengan cara yang berbeda di Unit Kearsipan (record center). Folder Arsip in aktif tidak disimpan dalam maf gantung dalam filing kabinet tetapi dimasukkan kedalam box arsip dan diletakkan pada rak terbuka.